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如何在疫情恶化的情况下保持你的协会运转

发布日期:2020-03-30 10:29:29   浏览量 :2109
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随着人们对病毒传播的担忧加剧,各协会正在决断如果美国(注:本文来自海外)的业务持续运作计划遭遇严重突发打击,它们将如何应对包括传染病在内的各种紧急情况。要确保将你的计划升级到最新。

如果你曾经想知道为什么你应该制定一个业务持续运作计划,冠状病毒疫情提供了一个答案。

专家指出,随着冠状病毒病(COVID-19)的传播成为日常新闻,人们越来越担心这种致命的病毒可能在美国广泛传播,因此协会制定业务持续运作计划非常重要。

Attainium (一家帮助组织机构进行业务持续运作计划的公司)的创始人和首席执行官 Bob Mellinger 说,准备应对冠状病毒就像准备应对其他传染病一样。“我希望人们不要被炒作所困扰,”他说,“这是一种传染病,就像流感或其他传染疾病一样。”如果你的协会已经制定了应对流感疫情的计划,那么在制定应对 COVID-19 疫情计划时,这会是一个很好的参考。


在计划运营维护协会的时候,要关注的关键领域包括政策及程序、监测和持续实践。


1.政策及程序(POLICIES AND PROCEDURES)

如果协会希望在紧急情况下继续运作,就需要提前制定政策。为了制定这些政策,就要与各个业务部门的经理就他们所关心的问题进行磋商。“关键是要询问一些问题,” Mellinger说,“如果出现缩减旅行的问题,而你还没有询问过这个问题,你可能会陷入到一些严重的麻烦当中。”

人力资源管理学会知识中心主任 Amber Clayton 说,传染病的一大问题是如何处理曾前往受影响地区且有暴露风险的员工。

如果有人从疫情爆发的地区回来,他们应该如何向雇主报告?在报告之后,雇主必须指导他们应该做什么,” Clayton 说,“这些员工是否必须呆在家里?如果他们暴露在感染冠状病毒的人附近会怎样?你必须制定相关政策。”

向员工解释公司政策和程序,并定期交流最新情况。确保员工了解因工生病会被如何处理。“这需要深思熟虑,来确保不会有什么意外。” Mellinger说。


2.监测(MONITORING)

随着某些传染病的爆发,情况可能会迅速发生改变。指定一名工作人员作为负责人,他将跟踪并报告来自卫生机构(如疾病控制和预防中心)的最新情况。还要监控你办公室里的动向。明确你需要关注的关键数据点,包括内部和外部的数据点,以便在需要时可以采取行动。

设定一些触发点——那些需要你深入挖掘,或许采取行动的事情,” Mellinger说,“在什么程度上你会采取行动,‘嘿,我们有太多的人因病缺勤了’?如果你的协会通常有2%的缺勤率,但却上升到了20%,这就是一个触发点。缺勤率达到15%的时候是诱因吗?这取决于协会的规定。如果是外地的活动,那么那个城市发生什么事情会让你结束这个活动呢?”


3.持续实践(CONTINUITY PRACTICES)

在做最坏的打算时,协会需要确定他们最重要的业务职能。“你必须开始考虑可以削减哪些业务,” Mellinger说,“有没有一些你不能做的低优先级的事情,可以放弃他们转而来做你需要做的高优先级的事情?”

当做出这些决定的时候,要兼顾内外。“从协会的内部角度来看,总部能正常的运作,从外部来看,你的协会也有会议和活动。” Mellinger说。

家庭远程办公是一种业务持续运作的解决方案,但它并不适用于每一个职位,如果你的公司没有经常允许家庭远程办公,它可能很难执行。如果你正在考虑拓展远程办公的选项,Clayton建议你问自己几个问题:“这个人有资源吗?我们能进行个人之间的交流吗?他们是否拥有完成工作所需的一切东西?”

她说,交叉培训也可以帮助维持运营,在你的计划中有替补角色很重要,以防负责执行某项任务的人生病或者没空。

不管 COVID-19会带来什么,每个协会都应该有一个不断更新的持续运作计划,这个计划要足够灵活,可以应对一系列的情况。“你需要为其它紧急情况准备好疏散或避难所,”他说,“这是维持业务持续运作的又一项措施。”


来源/ Associations Now

作者/ Rasheeda Childress

翻译内容仅供参考


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